Обнаружено блокирование рекламы на сайте

Уважаемые пользователи,

создатели сайта не желают превращать его в свалку рекламы, но для существования нашего сайта необходим показ нескольких баннеров.

просим отнестись с пониманием и добавить zakon.kz в список исключений вашей программы для блокировки рекламы (AdBlock и другие).

Новости за сегодня

Организация делопроизводства и документооборот компании (А.Лобков, юрист, эксперт по бизнесу)

Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью (далее - ТОО), поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере.

С самого начала функционирования ТОО возникает необходимость подготовки, получения, рассмотрения, отправки, контроля и хранения огромного потока организационно-распорядительных, финансовых и прочих деловых документов. И там, где руководитель ТОО этому документарному потоку по каким-либо причинам не уделяет должного внимания, он начинает в нем тонуть. В итоге его деловые партнеры, не получив в назначенное время ожидаемые документы, начинают нервничать, а он сам пытается вспомнить, когда и кому эти документы были отданы на исполнение.

Чтобы не оказаться в подобной ситуации, руководитель ТОО должен в первую очередь организовать четко работающую систему делопроизводства. Давайте рассмотрим, как эту  «бумажную» задачу решить наиболее оптимально.

Для начала уточним основные понятия. В самом общем виде делопроизводство - это деятельность, охватывающая  вопросы документирования и организации работы с документами (комплекс приемов обработки документированной информации) при осуществлении управленческой деятельности: составление, прием, передача, регистрация, индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и уничтожение документов.

Документы, которые должны быть в каждом ТОО, условно можно разделить на следующие группы:

1.Учредительные и правоустанавливающие документы:

- учредительный договор и устав;

- свидетельство о государственной регистрации;

- статистическая карточка;

- свидетельство налогоплательщика;

- свидетельство о праве собственности на земельный участок или праве временного землепользования на условиях аренды;

- свидетельство оправе собственности на недвижимое имущество или договор аренды этого имущества;

- лицензии на право осуществления уставных видов деятельности, требующих лицензирования.

2. Организационные документы:

- структура и штатное расписание ТОО;

- приказ о распределении служебных (должностных) полномочий руководителей ТОО (если их несколько);

- положения о структурных подразделениях, общественных организациях, филиалах и представительствах ТОО;

- должностные инструкции сотрудников (наемного персонала) ТОО;

- другие документы внутреннего обращения (инструкции, методические рекомендации и т.п.).

3. Документы управленческой деятельности:

- протоколы общих собраний участников ТОО;

- протоколы заседаний других органов ТОО (правления, наблюдательно совета, ревизионной комиссии);

- приказы руководителя ТОО по основным вопросам хозяйственно-финансовой деятельности;

- нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности ТОО;

4. Финансовая и отчетная документация бухгалтерии.

5. Переписка с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО.

6. Кадровые документы:

- индивидуальные трудовые договоры с сотрудниками;

- коллективный договор;

- личные дела (личные карточки) сотрудников;

- приказы по штатным вопросам и личному составу;

- трудовые книжки сотрудников;

- материалы рассмотрения трудовых споров, жалоб(заявлений) сотрудников, а также расследования фактов нарушения трудовой дисциплины и несчастных случаев на производстве;

7. Документы по договорной работе:

- хозяйственные договоры (контракты) и переписка по ним с деловыми партнерами;

- исковые заявления в судебные органы и их решения, а также переписка по их исполнению;

- нормативные правовые акты, относящиеся к договорной работе.

8. Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности:

- планы работы на календарные сроки (месяц, квартал, год) и справки об их выполнении;

- материалы служебных совещаний по вопросам выполнения производственных планов и иным вопросам;

9. Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам.

10. Справочно - информационные документы.

Приведенная систематизация документов (безусловно, она в каждом отдельном случае может быть скорректирована учетом особенностей уставной деятельности ТОО) должна быть оформлена приказом руководителя ТОО виде номенклатуры дел с присвоением каждому из них учетного (индексационного) номера и указанием конкретных лиц, ответственных за их правильное ведение. При формировании номенклатуры дел руководителю ТОО необходимо учитывать, что она должна отвечать следующим требованиям:

- отражать весь поток документов, образующийся в процессе деятельности ТОО;

- название номенклатурного дела должно кратко, точно и ясно отражать содержание находящихся в нем документов;

- нумерация номенклатурных дел производится в зависимости от их важности и взаимосвязи. Как правило, первые номера присваиваются номенклатурным делам, содержащим учредительные и правоустанавливающие документы, и далее в соответствии с их классификацией;

- на каждом номенклатурном деле указывается срок хранения и лицо, ответственное за его ведение и сохранность.

Номенклатурные дела с даты их заведения и до передачи в архив или уничтожения хранятся в структурных подразделениях ТОО у исполнителей (ответственных лиц) или в канцелярии.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. Такое изъятие может быть произведено только по требованию судебных и следственных органов. При этом в деле должны остаться их заверенные копии и акт о причинах изъятия.

Вынос номенклатурных дел из здания ТОО разрешается только первым руководителем в исключительных случаях.

Для ведения делопроизводства руководитель ТОО, в зависимости от объема документооборота, создает канцелярию или назначает делопроизводителя, основными

функциями которой (ого) должны быть следующие:

- получение почты (в том числе и документов, которые поступают с посыльными или приносятся партнерами) и ее регистрация в журнале входящих документов;

- доклад зарегистрированных документов руководителям ТОО в соответствии с распределением их полномочий;

- получение от руководителей рассмотренных документов и раздача их под роспись конкретным исполнителям, указанным в резолюции руководителя на документе;

- контроль за своевременным исполнением исполнителями заданий, указанных в резолюции;

- отправление подготовленных в ТОО документов адресатам по почте или иными способами

(нарочным, по факсу и т.д.);

- снятие с контроля исполненных документов;

- доклад руководителям ТОО о документах и заданиях, сроки исполнения которых истекли;

- размножение документов по заданиям руководителей ТОО  и заявкам сотрудников;

- наведение и выдача справок заинтересованным лицам по прохождению документов;

- набор на компьютере документов по заданиям руководителей ТОО;

- хранение, сдача в архив или уничтожение номенклатурных дел в соответствии с действующими нормативными актами;

- своевременная рассылка по структурным подразделениям ТОО документов внутреннего обращения;

- выполнение по заданиям руководителей ТОО иных  вспомогательно-технических видов работ.

После создания канцелярии (службы делопроизводства) и разработки соответствующего положения, содержащего исчерпывающий перечень ее прав и обязанностей, необходимо подготовить и приказами первого руководителя ТОО утвердить:

1.  Распределение должностных обязанностей (полномочий) среди руководителей фирмы.

2.  Положения о структурных подразделениях, филиале и представительстве ТОО и должностные инструкции (обязанности) его сотрудников.

3.  Инструкцию по ведению документооборота (Порядок подготовки и прохождения документов) в ТОО.

4.  Порядок подготовки, заключения хозяйственных договоров и контроля за их исполнением.

5.  Правила трудового распорядка (Режим рабочего времени) в ТОО.

6.  Положение об оплате труда и премировании, а также выдачи денежных ссуд и пособий.

7.  Правила об охране труда, технике безопасности и производственной санитарии.

8.  Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Документация любого ТОО содержит много конфиденциальной информации и поэтому к вопросам ее правильного оборота и хранения следует относиться серьезно.

Как уже было отмечено, деятельность любого ТОО начинается с создания документов (учредительного договора, устава), получения документов (свидетельства о государственной регистрации, статистической карточки и т.д.), издания документов (приказы, распоряжения, решения и т.п.) и сопровождается различными документами до самой ее ликвидации. Что же понимается под «документоборотом» и как правильно его организовать?

Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания (внутри компании) или получения (от государственных органов, деловых партнеров и т.д.) до исполнения сотрудниками компании или отправки адресатам. Практика показала, что рациональная организация документооборота способствует оперативности прохождения, обработки и сохранности документов, равномерной загрузке сотрудников компании и качественному использованию документированной информации в целях эффективной предпринимательской деятельности. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, обычно за год.

Документом признается любой материальный носитель информации (лист бумаги, дискета, кассета и пр.), предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве.

Для ведения документооборота (делопроизводства) необходимо образовать специальную структуру (канцелярию) или выделить специального сотрудника (делопроизводителя). При решении этого вопроса следует, исходя из возможностей оснащения компании компьютерами, множительной и другой оргтехникой, а также целесообразности использования рабочего времени и интеллектуальных способностей сотрудников на технические машинописные операции, определить:

1)  Будут ли необходимые для деятельности компании документы готовить, набирать на компьютере, распечатывать, перепечатывать после корректировки руководителями и размножать все сотрудники компании сами или эту техническую работу (полностью или частично) будут выполнять операторы компьютеров (ассистенты и т.п.)?

2)  Кто будет собирать визы заинтересованных лиц на проектах подготовленных в компании (или поступивших в компанию) документов: сам исполнитель, его непосредственный начальник, работник канцелярии (делопроизводитель)или офис-менеджер?

3)  Разрешать ли посетителям (клиентам, деловым партнерам и др.) передавать руководителю компании какие-либо документы при личной встрече (во время  личного приема) или все поступающие документы должны передаваться только через канцелярию (делопроизводителя) с обязательной их регистрацией?

4)  Каким образом руководители компании должны накладывать резолюции на рассмотренных ими документах: непосредственно на документе или на специальном листке для резолюций? Второй вариант неудобен тем, что этот листок может потеряться случайно или умышленно уничтожен исполнителем и тогда о содержании резолюции можно будет лишь гадать.

5)  Какие документы (как входящие, так и исходящие) будут браться руководителем компании на контроль?

6)  Кто из руководителей компании будет иметь право подписи (первой, второй и т.д.) финансовых, отчетных и исходящих документов, а также заверять при необходимости отдельные документы печатью компании?

7)  Будет ли устанавливаться жесткий контроль за использованием компьютерной и множительной техники?

Конкретные ответы на вышеперечисленные и другие вопросы, непосредственно

связанные с организацией процесса документооборота в компании, должны быть изложены в приказах, инструкциях, положениях и других документах внутреннего обращения и доведены под роспись до сведения всех сотрудников компании.

В качестве методических рекомендаций рассмотрим два наиболее важных этапа документооборота:

1.Прием и рассмотрение поступающей документации.

2.Подготовка и отправка исходящей документации.

Прием и рассмотрение поступающей документации.

Вся документация, поступающая в компанию по почте ( в том числе и по электронной), факсу или через посыльных или посетителей, обязательно должна регистрироваться в канцелярии (под эти термином в дальнейшем тексте подразумевается и делопроизводитель, и любой другой сотрудник компании, ответственный за ведение делопроизводства) в специальном журнале входящей корреспонденции с указанием даты поступления и способа доставки. Безусловно, что не требуют регистрации поздравительные письма, открытки, приветственные адреса и т.п.

При регистрации в журнале необходимо указывать краткое содержание документа, количество в нем страниц и приложений (в наличии последних надо всегда убеждаться, ибо нередко они отсутствуют, хотя и указаны в тексте основного документа). В случае поступления сложных (содержащих несколько вопросов) документов в графу «содержание» надо записывать все вопросы, ибо их рассмотрение может быть поручено нескольким исполнителям.

На этом этапе также проверяется правильность доставки документа (иногда документ по ошибке отправителя или почты приходит не по адресу), целостность вложений. Конверты, в которых находились документы, сохраняют и присоединяют к документам в случаях, когда:

- по конверту устанавливается адрес отправителя;

- даты почтовых штемпелей необходимы для доказательства (установления) времени отправки и получения письма;

- документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи «вручить лично».Кстати, канцелярия должна получить от руководителя компании четкую письменную установку о порядке рассмотрения и регистрации таких писем, поступающих на имя его и сотрудников компании.

Факт поступления документа в канцелярию компании фиксируется проставлением на нем специального регистрационного штампа. Игнорировать регистрацию поступающих в компанию документов нельзя, так как только регистрация  позволяет вести полный учет, контролировать исполнение и осуществлять быстрый поиск нужных документов.

После регистрации в канцелярии документы должны направляться для рассмотрения руководителям компании, в структурные подразделения или для сведения конкретным сотрудникам. Правильной организация процесса документооборота считается тогда, когда поступивший в компанию документ проходит положенный ему путь кратчайшим маршрутом, то есть через наименьшее количество инстанций, в оптимально короткий срок и с однократным пребыванием в каждой инстанции. Тем самым руководитель компании освобождается от необходимости решения мелких вопросов и сохраняет свое время для рассмотрения наиболее важных документов.

Поступившие в компанию документы должны рассматриваться, как правило, в день поступления и без волокиты. Рассмотрев документ, руководитель обязательно должен учинить на нем конкретную резолюцию. В резолюции надо указать фамилию конкретного сотрудника, кому документ направляется для сведения, контроля или исполнения, четко изложить указание по исполнению и срок исполнения. При необходимости канцелярии или штабному работнику дается поручение взять исполнение документа на особый контроль. Если исполнение документа поручается нескольким сотрудникам, фамилия ответственного за исполнение всего документа сотрудника указывается первой.

Резолюцию следует писать на первом листе самого документа, за исключением тех случаев, когда документ представляется лишь для ознакомления и должен быть возвращен в приславшую его организацию. В таких случаях резолюция наносится на прикрепляемых к документам специальным листкам.

После рассмотрения документов руководителями компании они возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии переносит содержание резолюции в журнал регистрации или регистрационную карточку и вручает документ под роспись исполнителю или помещает в номенклатурное дело для хранения.

Исполнение поступившего от руководителя документа исполнителем контролируется работником канцелярии или штабным работником (инспектором по контролю) до тех пор, пока исполнитель соответствующим образом (подготовит ответ на запрос или какой-либо иной документ) не исполнит его, о чем делается отметка в журнале или контрольной (регистрационной) карточке.

Для удобства работы с документами каждый исполнитель (включая и руководителя компании) должен иметь у себя четыре папки:

1)  документы для рассмотрения;

2)  документы, находящиеся на исполнении;

3)  документы, находящиеся на контроле;

4)  исполненные документы.

Из последней папки документы подшиваются в номенклатурное дело, которое ведет сам

исполнитель, или передаются в канцелярию для отправки адресату или хранения в архиве компании. Не рекомендуется передавать исполненные документы непосредственно (без наличия у них доверенности на такое получение) представителям тех организаций, чьи документы исполнялись, или гражданам, обращавшимся в компанию с заявлениями или жалобами, минуя канцелярию. В противном случае руководству компании могут быть предъявлены претензии о неполучении соответствующих документов, не согласиться с которыми будет невозможно, так как «слова к делу не пришьешь».

Определенная часть документов, поступающих в компанию. Не требует письменного ответа. В частности, это нормативные правовые акты органов государственного и местного управления, содержащие отдельные требования общего характера. Исполнение таких документов заключается в выполнении сотрудниками компании указанных требований. Как правило, на таких документах ставятся отметки типа «Исполнено», «Принято к руководству», подпись руководителя компании и дата.

Подготовка и отправка исходящей документации.

Процедура прохождения исходящих из компании документов включает в себя несколько этапов:

- составление проекта документа;

- согласование (визирование)подготовленного документа заинтересованными лицами;

- подписание документа;

- регистрация и отправка подписанного документа.

Следует учитывать, что все исходящие из компании документы можно разделить на три группы:

1)  подготавливаемые в качестве ответа на поступившие в компанию документы;

2)  отчетные документы в различные инстанции (финансовые, контролирующие, органы статистики и др.);

3)  инициативные, то есть подготавливаемые в целях реализации каких-либо управленческих решений руководства компании или инициативы ее сотрудников.

Каждая из этих групп имеет свои особенности, которые необходимо учитывать

при подготовке документов. Например, подготовка отчетных документов производится, как правило, по установленным компетентными государственными органами типовым формам и при наличии необходимых цифровых данных не представляют какой-либо сложности.

Подготовка ответов на запросы или деловые предложения требует аргументированной краткости и полноты содержания, а должна учитывать необходимость соблюдения коммерческой тайны компании.

Во всех случаях, как подтверждает практика, подготовка исходящего документа на начальном этапе производится рядовым сотрудником компании. Далее проект подготовленного документа должен быть просмотрен непосредственным начальником исполнителя(например, начальником отдела) и после необходимой корректировки и доработки пройти согласование в заинтересованных службах компании (правовой, финансовой, плановой и т.д.). После визирования документа руководителями заинтересованных служб он (при отсутствии существенных замечаний со стороны визирующих) представляется для подписания первому руководителю компании или курирующему соответствующее структурное подразделение его заместителю.

Подписанные руководителем компании документы (как минимум в двух экземплярах) передаются для регистрации и последующей отправки в канцелярию: один экземпляр для отправки адресату, второй - для хранения в номенклатурном деле. Если исполнитель документа тоже хочет иметь копию документа, он должен сам заранее об этом позаботиться.

Государственный стандарт ведения документооборота требует, чтобы в нижней левой части последнего листа отправляемого из компании документа, ниже подписи руководителя компании, были напечатаны должность, фамилия и инициалы исполнителя, номера его служебного и сотового телефонов, а на копии документа, остающегося на хранении в номенклатурном деле, - его личная подпись.

Таковы, в самых общих чертах, требования к ведению документооборота в ТОО и практически в любой компании, независимо от вида собственности и ее организационно-правовой формы.


MINI-MBA — ваш путь к высокооплачиваемой работе. - 43%. Успейте!

Если вы обнаружили ошибку или опечатку – выделите фрагмент текста с ошибкой и нажмите на ссылку сообщить об ошибке.

Комментарии
Загрузка комментариев...
Если вы видите данное сообщение, значит возникли проблемы с работой системы комментариев. Возможно у вас отключен JavaScript или заблокирован сайт http://hypercomments.com
Добавить комментарий
Введите имя
Чтобы увидеть код начните набирать сообщение Введите код из 3 сим-волов, отображенных черным цветом. Язык кода - русский. обновить код
Новости партнеров
Загрузка...
Loading...