Правила определяют порядок личного приема физических лиц и представителей юридических лиц руководителями государственных органов, органов местного самоуправления и их заместителями, за исключением государственного органа, обеспечивающего деятельность правительства.
Личный прием заявителей осуществляется следующими должностными лицами в общественных приемных или центрах не реже одного раза в месяц в соответствии с утвержденным графиком:
- первыми руководителями центральных государственных органов и их заместителями;
- руководителями ведомств центральных государственных органов и их заместителями;
- руководителями территориальных подразделений центральных государственных органов и их заместителями;
- акимами столицы, областей, городов республиканского значения и их заместителями;
- акимами районов, городов областного значения, районов в городе, городов районного значения, поселков, сел, сельских округов и их заместителями;
- руководителями управлений акиматов столицы, областей, городов республиканского значения и их заместителями;
- руководителями отделов акиматов районов, районов городов, городов областного значения и их заместителями;
- председателями маслихатов.
Порядок организации работы центра утверждается его регламентом.
Обращения о записи на личный прием, поданные в письменной (бумажной или электронной) форме либо в устной форме (за исключением обращений, поданных посредством телефонных звонков и иных способов связи), подлежат обязательной регистрации посредством цифровой системы "Электронные обращения" в день их поступления с присвоением уникального регистрационного номера и направляются ответственному сотруднику на рассмотрение в пределах компетенции соответствующего структурного подразделения, а также работнику общественной приемной для осуществления контроля.
Отказ в приеме обращения не допускается.
В случае, если обращение о записи на личный прием не соответствует требованиям, установленным статьей 63 Кодекса, об этом указывается заявителю и устанавливается три рабочих дня для его приведения в соответствие с требованиями Кодекса.
Обращение с просьбой о личном приеме, которое в установленный срок не приведено в соответствие с требованиями Кодекса, подлежит возврату.
Возврат обращения не препятствует повторному обращению.
Обращение о записи на личный прием, поступившее в государственный орган и орган местного самоуправления, в полномочие которых не входит рассмотрение данного обращения, в срок не позднее трех рабочих дней со дня его поступления перенаправляется в уполномоченный государственный орган или орган местного самоуправления с одновременным уведомлением (извещением) заявителя.
Для подачи обращения недееспособными, ограниченно дееспособными или нуждающимися в опеке или попечительстве лицами обращение и необходимые документы подаются их законными представителями.
При регистрации обращения указываются данные доверителя.
При представлении обращений, составленных на иностранном языке, заявители представляют к ним переводы документов на казахском или русском языках, заверенные нотариусом.
В ходе приема обращения работник центра:
- проводит идентификацию личности заявителя по документам, удостоверяющим личность;
- определяет характер озвучиваемого вопроса и предлагает варианты по правильной маршрутизации и формированию обращения;
- проверяет обращение на соответствие требованиям Кодекса (при несоответствии данных и сведений, указанных в обращении, работник центра устно уведомляет об этом заявителя и предлагает их устранить);
- уточняет у заявителя способ получения ответа от государственного органа или органа местного самоуправления по его желанию, разъясняет, что ответ на обращение поступит по выбранному им способу его получения, а также возможность его альтернативного получения через центр;
- получает письменное согласие заявителя на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в цифровых системах в соответствии с Законом Республики Казахстан "О персональных данных и их защите", если иное не предусмотрено действующим законодательством, и формирует обращение в системе (заполнение соответствующих полей, оформление текста обращения, внесение информации о заявителе, списка прилагаемых документов в системе);
- направляет обращение в адрес государственного органа или органа местного самоуправления;
- выдает заявителю талон о регистрации обращения;
- после регистрации обращения возвращает документы заявителю, в том числе оригиналы письменного обращения (если имеются).
Если приложения к обращению невозможно вложить в систему, то принимается бумажное обращение с соответствующими приложениями для дальнейшей передачи документов в адрес государственных органов или органов местного самоуправления.
Из числа работников центра определяется ответственный за хранение и маршрутизацию бумажной корреспонденции.
Работники центра, осуществляющие прием обращений, в 12:00 и 18:00 часов формируют реестры с пакетами документов и передают принятые на бумажных носителях обращения работнику накопительного сектора для сортировки корреспонденции по государственным органам или органам местного самоуправления (хранятся и фиксируются в накопительном шкафу).
Документы и реестры (в двух экземплярах) передаются государственным органам или органам местного самоуправления, в том числе посредством почтовой связи, один реестр с отметкой о принятии документов возвращается обратно работнику накопительного сектора.
Предоставление заявителю ответов по обращению осуществляется в порядке электронной очереди.
Если заявитель не согласен с предоставленным ответом государственного органа или органа местного самоуправления на поданное обращение, работник центра разъясняет процедуру обжалования, консультирует о возможности подачи жалобы посредством системы и по желанию заявителя осуществляет ее прием либо проводит его в зоны самообслуживания центра.
Обращения, поданные заявителем при проведении приема, регистрируются в системе с проставлением отметки "с личного приема".
Не допускается повторное поручение рассмотрения обращения сотруднику, которому оно уже поручалось ранее.
Не допускается отказ в проведении личного приема заявителя при повторном обращении со ссылкой на решения государственного органа или органа местного самоуправления, принятые по итогам ранее проведенного личного приема, если по существу поставленного в обращении вопроса решение не было принято либо принятое решение фактически не разрешило поставленный вопрос.
Предусмотрено, что в срок не позднее 15 рабочих дней с момента регистрации обращения ответственный сотрудник направляет ответ заявителю с указанием даты и времени приема.
Допускается продление срока рассмотрения обращения мотивированным решением руководителя, его заместителя или руководителя аппарата административного органа на разумный срок, но не более чем до двух месяцев со дня принятия такого решения, ввиду необходимости установления фактических обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения административного дела, о чем извещается участник административной процедуры в течение трех рабочих дней со дня продления срока.
По зарегистрированным обращениям о записи на личный прием в день принятия решения об удовлетворении обращения о записи на личный прием формируется отдельная карточка учета приема (карточка приема) в системе, содержащая сведения о заявителе, реквизиты обращения.
Создание карточек учета приема осуществляется работником общественной приемной с обеспечением возможности последующего контроля и учета процесса приема в системе.
Если обращение не может быть разрешено должностным лицом во время личного приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением.
Запись на прием подлежит прекращению при наличии хотя бы одного из следующих обстоятельств:
- когда имеется решение административного органа, должностного лица по административному делу в отношении участника административной процедуры о том же предмете и по тем же основаниям, которые указаны в обращении;
- когда имеется вступивший в законную силу судебный акт, вынесенный в отношении того же лица, о том же предмете и по тем же основаниям;
- если административным органом, должностным лицом возвращено обращение на основании подпункта 1 части седьмой статьи 64 Кодекса;
- если административным органом, должностным лицом принят отзыв обращения от заявителя.
Работник общественной приемной с участием ответственного сотрудника за пять рабочих дней до назначения приема, после сбора и анализа материалов готовит справочную информацию на имя руководителя государственного органа и органа местного самоуправления с предложением о назначении даты приема или отказе.
Для обеспечения личного приема ответственный сотрудник для уточнения сути обращения вправе запрашивать дополнительную информацию. При этом данное административное действие не исключает возможности проведения личных приемов заявителей.
Постановление вводится в действие с 10 августа 2026 года.
При этом ранее действовавшие правила приема граждан утрачивают силу.