Правила определяют порядок ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.
При этом документ не распространяется на:
- государственные учреждения, являющиеся государственными органами, имеющими иные цифровые кадровые системы;
- государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, находящиеся в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны РК и его ведомства;
- юридические лица, акционером (участником, доверительным управляющим) которых является Нацбанк.
Помимо этого, действие правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты.
Основными задачами системы являются:
- автоматизация кадровых процессов в организациях;
- обеспечение прозрачности ведения кадровых процессов в организациях;
- выявление возможных кадровых дисбалансов, нарушений трудового законодательства РК в организациях;
- централизация и унификация кадровых процессов в организациях с учетом специфики их деятельности;
- формирование объективной кадровой ситуации по организациям;
- повышение эффективности деятельности организаций.
Организации вносят в систему данные о работнике, об ИИН супруги и близких родственников работника, являющихся гражданами РК, а также при наличии данные о БИН организаций (ИИН индивидуальных предпринимателей), в которых работник ранее осуществлял трудовую деятельность, и иные сведения, связанные с приемом работника, осуществлением трудовой деятельности и прекращением трудовых отношений.
Начиная с 1 января 2027 года при отсутствии возможности у работника представить указанные данные работодатель сможет получить их из цифровых систем в целях выявления конфликта интересов.
Система используется исключительно в служебных целях.
Организации ведут все кадровые процессы в системе "Единая кадровая система" (ЕКС).
Организации должны обеспечивать достоверность, полноту и актуальность кадровых сведений. В системе будут оформляться и учитываться процессы, связанные с приемом на работу, трудовой деятельностью, перемещением, поощрением, дисциплинарной ответственностью и прекращением трудовых отношений.
Электронные документы, формируемые в рамках кадровых процессов, подлежат хранению, архивированию и уничтожению в порядке и в сроки, установленные законодательством РК, с обеспечением их юридической значимости, сохранности и возможности последующего подтверждения подлинности.
Приказ вводится в действие с 1 сентября за исключением норм, которые вводятся с 1 января 2027 года.