Так, говорится, что в кадровых органах (подразделениях по работе с персоналом) личные дела военнослужащих ведутся в соответствии с ведомственным перечнем должностных лиц, имеющих право издавать приказы по личному составу.
Ведение личных дел (своевременное пополнение необходимыми документами, аттестационными и характеризующими материалами, фотокарточками и учетными материалами), а также контроль за своевременной пересылкой личных дел возлагается на кадровые органы всех инстанций.
Приобщение документов, учет, хранение и пересылка личных дел, возлагается на лиц, ответственных за учет личного состава.
Личные дела военнослужащих, которым присвоены воинские звания офицерского состава, формируются в двух экземплярах:
- на курсантов, окончивших военное учебное заведение Республики Казахстан, – кадровым органом военного учебного заведения;
- на курсантов, окончивших военное учебное заведение зарубежных государств, – кадровым органом военного учебного заведения, в котором состояли в списках личного состава.
Личные дела офицеров, призванных, поступивших на воинскую службу по контракту из запаса, – формируются местными органами военного управления (МОВУ) в двух экземплярах и высылаются по месту прохождения службы не позднее пяти рабочих дней после выдачи предписания об убытии к месту прохождения воинской службы.
При поступлении на воинскую службу по контракту личные дела на военнослужащих срочной воинской службы формируются в воинской части (учреждении), военнослужащих рядового и сержантского составов – в воинской части или МОВУ.
Личные дела военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов формируются в одном экземпляре, на офицерский состав – в двух экземплярах.
При этом на военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов, подтвердивших наличие права на пенсионные выплаты, кадровыми органами воинских частей (учреждений) формируется второй экземпляр личного дела.
При присвоении военнослужащим по контракту рядового и сержантского составов первых воинских званий офицерского состава в месячный срок формируется второй экземпляр личного дела и направляется в вышестоящий штаб для последующего их учета и ведения.
Личные дела на военнослужащих, проходящих воинскую службу в резерве, формируются кадровыми органами воинских частей (учреждений) по прибытии к месту службы в одном экземпляре.
Личное дело содержит персональные данные, сведения о трудовой деятельности и иные сведения военнослужащих, связанные с поступлением на воинскую службу, ее прохождением и увольнением с воинской службы, необходимые для обеспечения деятельности воинской части (учреждения).
8. Личное дело состоит из послужного списка, автобиографии, фотографической карточки, аттестационных и дополнительных материалов.
Основным документом личного дела является послужной список.
При переводе военнослужащего между воинскими частями (учреждениями), а также при увольнении в запас в конце послужного списка записи о прохождении воинской службы заверяются начальником кадрового органа. При этом при переводе в другую воинскую часть после подписи записывается новая должность.
В последующем (перед убытием к новому месту службы, представлением к увольнению) должностные лица, ответственные за ведение личных дел, уточняют с военнослужащим достоверность и полноту записей в послужном списке личных дел.
Приказ вводится в действие с 8 сентября 2026 года.