Внесены изменения в Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда (аннотация к документу от 29.12.2017)

Внесены изменения в Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда

Аннотация к документу: Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года № 352 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» (не введен в действие)

Комплектование архива документами Национального архивного фонда и по личному составу осуществляется путем пополнения архива в соответствии с его профилем и включает: 1) определение источников комплектования архива; 2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив; 3) прием-передачу архивных документов в архив. Источниками комплектования архива выступают организации и физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда. Государственные органы и органы местного государственного управления включаются в список источников комплектования архива. Негосударственные организации, а также физические лица включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Национального архивного фонда, относящиеся к республиканской или коммунальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками, комплектования которых являлись их предшественники - государственные организации. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев: 1) для организаций: функционально-целевого назначения организации с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема); полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций; 2) для граждан: вклада гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности; его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества; родственных, дружеских, творческих связей гражданина, места работы, занимаемой должности; типичности его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан); состава и содержания, собранных гражданином архивных документов. Списки источников комплектования составляются архивом на основании нормативных правовых актов Республики Казахстан, норм пунктов 5-7 настоящих Правил, а также рекомендаций уполномоченного органа в области архивного дела и документации (далее - уполномоченный орган). Список граждан-источников комплектования (собственников или владельцев архивных документов) ведется по принятой в архиве форме, с указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив. Списки источников комплектования Национального, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан после рассмотрения экспертно-проверочной комиссией архива (далее - ЭПК) представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее - ЦЭПК). Государственные архивы областей (города республиканского значения, столицы) составляют сводные списки источников комплектования по области (города республиканского значения, столицы) и представляют их на рассмотрение ЭПК местного исполнительного органа области (города республиканского значения, столицы) (далее - местный исполнительный орган), который по согласованию с аппаратом акима области (города республиканского значения, столицы) направляет их на утверждение ЦЭПК. Список источников комплектования специального государственного архива утверждается государственным органом, в котором создан такой архив по согласованию с ЦЭПК. Архив ведет список потенциальных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о сотрудничестве с ними по тем или иным причинам не заключены. Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются на рассмотрение ЭПК архива (местного исполнительного органа). Решение о включении (исключении) организации в список (из списка) источников комплектования архива доводится до сведения руководства организации. Работа по уточнению списков источников комплектования архива проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения вносятся: 1) при создании, реорганизации, ликвидации организаций; 2) при расторжении договора о сотрудничестве негосударственных организаций и граждан с архивом; 3) при принятии решения ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Национального архивного фонда. Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список изменений, но не реже одного раза в пять лет. На каждую организацию-источник комплектования архива ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. В целях учета работы с источниками комплектования архив создает учетно-справочные картотеки и базы данных. Приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.