Архивное дело в суде

Архивное дело в суде

 

 Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования Национального Архивного фонда РК и других архивных документов составляет архивное дело.

 Сегодня единую сеть государственных архивов республики представляют 7 республиканских и 207 региональных архивных учреждений. Осуществление хранения документов, образующихся в процессе судебной деятельности в судах Республики Казахстан, создаёт широчайшую и многосоставную информационно - справочную базу для организации функционирования судебной власти. Хранящиеся в архивах судов документы обеспечивают возможность реализации гражданами ряда важнейших, гарантированных Конституцией РК прав - судебную защиту, также поиск, хранение, использование и распространение информации. В настоящее время архивные документы рассматриваются как информационные ресурсы, которые участвуют в интеллектуальной деятельности человека, в том числе являются основой изучения комплекса архивных документов, находящихся на архивном хранении в судах Республики Казахстан.

 Архивное дело в судах судебной системы - судебная деятельность обеспечительного характера, осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей, которая направлена на комплектование, хранение, учёт и использование документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.

 Суд и его структурные подразделения являются источниками комплектования архива суда и обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Суды Республики Казахстан, являясь органами государственной власти, участвуют в формировании Национального Архивного фонда РК. Архивные документы Национального Архивного фонда РК являются государственной собственностью Республики Казахстан. Документы (оконченные судебные дела, документы общего делопроизводства) хранятся в судах временно. Временный срок хранения документов - это хранение документов до уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Согласно установленным срокам хранения после окончания делопроизводства по ним, документы подлежат передаче в соответствующие государственные архивы. К примеру, срок хранения дела о расторжении брака составляет 5 лет с момента рассмотрения дела по существу. После истечения срока хранения, специалист архива суда готовит дело на уничтожение, составляется акт. При этом из материалов дела изымается судебный акт, который передается на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

 Комплектование архива суда заключается в систематическом пополнении документами, которые создаются в процессе деятельности суда, в том числе в результате определения источников комплектования архива, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архив, а также непосредственного приема-передачи документов в архив. Архивный документ - это бумажный, электронный документ, зафиксированный на электронном носителе, видео-фотодокументы, приобщенные к материалам судебных дел.

 Задачи и функции архива суда определяются положением утвержденным председателем суда.

 Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях судов судебной системы РК с указанием сроков хранения по установленной форме, составляет номенклатуру дел суда. Номенклатура дел в судах утверждается председателями судов ежегодно и согласовывается с соответствующими государственными архивами не реже чем один раз в 5 лет.

 В каждом суде составляется паспорт архива. Паспорт архива суда - учётный документ периодической отчетности, который содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочного аппарата и условия хранения документов. Паспорт архива суда составляется ежегодно до 1 января наступающего года в 2-х экземпляров, один из которых хранится в архиве суда, второй направляется в соответствующий государственный архив.

 Обеспечение надлежащего документооборота в архиве суда, соблюдения порядка отбора на хранение в архив документов, их комплектование, учет и использование - важнейшая задача специалистов, обеспечивающих деятельность работы суда.

 

Главный специалист

Темиртауского городского суда

Малик О.В.