В Казахстане изменили порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения

Правительство постановлением от 6 августа 2025 года внесло изменения в Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, сообщает Zakon.kz.

Срок присвоения служебной информации ограниченного распространения пометки "ДСП" зависит от ее содержания и определяется решением центральной экспертной комисии (ЦЭК) государственного органа при разработке ведомственных перечней служебных документов (ВПСД) "ДСП", при этом срок не должен превышать 15 лет, в государственных органах, имеющих специальный государственный архив, – 30 лет, который может быть продлен решением ЦЭК государственного органа.

В свою очередь, ВПСД "ДСП" согласовывается с подразделением по защите государственных секретов государственного органа и утверждается приказом руководителя организации, который также решает вопрос о целесообразности присвоения ВПСД пометки "ДСП".

В общей системе электронного документооборота (СЭД) допускаются создание, обработка, учет и уничтожение служебной информации ограниченного распространения:

• в зашифрованном диске на рабочей станции, подключенной к единой транспортной среде государственных органов (ЕТС ГО) и не имеющей доступа к интернету, без возможности копирования (переноса) электронных документов (файлов) на электронные носители и обратно (в том числе жесткий диск):
• в облачном хранилище с использованием решений типа "тонкий клиент", без возможности скачивания электронного документа (файла) из облачного хранилища.

Для защиты базы данных облачного хранилища (полей базы данных), зашифрованных дисков на рабочих станциях и электронных документов (файлов) служебной информации ограниченного распространения используются отечественные средства криптографической защиты информации (СКЗИ) не ниже третьего уровня безопасности по государственному стандарту СТРК 1073-2007 "Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования".

В правила добавили несколько новых пунктов:

При создании электронных документов (файлов) служебной информации ограниченного распространения или загрузке вложений к документу на сервер облачного хранилища пользователь зашифровывает их с помощью СКЗИ и подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) с регистрационным свидетельством удостоверяющего центра государственных органов.

При просмотре электронных документов (файлов) служебной информации ограниченного распространения пользователь расшифровывает вложения к документу с помощью СКЗИ и ЭЦП.

Электронные документы (файлы) служебной информации ограниченного распространения допускается хранить:

• в зашифрованном диске на рабочей станции пользователя до истечения практической необходимости;
• в облачных хранилищах до уничтожения по акту о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению.

Вложения электронных документов (файлов) служебной информации ограниченного распространения распечатываются только сотрудниками (работниками) службы ДОУ.

Специальным государственным органам, Вооруженным силам РК, другим войскам и воинским формированиям, использующим СЭД, допускаются создание, обработка, учет и уничтожение служебной информации, а также прием и отправка служебной информации ограниченного распространения посредством абонентских пунктов, подключенных к ЕТС ГО, не имеющих подсоединения к локальной сети и сети интернет, с возможностью распечатки или скачивания (загрузки) электронных документов (файлов) служебной информации ограниченного распространения из облачного хранилища (в облачное хранилище).

Уполномоченному органу по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национальному банку РК, его ведомствам, организациям, входящим в его структуру, юридическим лицам, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых принадлежат Национальному банку РК или находятся в его доверительном управлении, а также аффилированным с ними юридическим лицам, использующим СЭД, допускаются:

• создание, обработка (без хранения), учет и уничтожение служебной информации ограниченного распространения c пометкой "ДСП" на рабочих станциях, не имеющих подключения к локальной сети, ЕТС ГО и сети интернет, при наличии антивирусных средств и контроля состояния физических и логических портов;
• прием и отправка служебной информации ограниченного распространения c пометкой "ДСП" посредством абонентского пункта, подключенного к ЕТС ГО, с возможностью распечатки или скачивания (загрузки) электронных документов (файлов) служебной информации ограниченного распространения из облачного хранилища (в облачное хранилище).

Регламентация работы со служебной информацией ограниченного распространения с пометкой "Конфиденциально" в уполномоченном органе по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национальном банке РК, его ведомствах, организациях, входящих в его структуру, юридических лицах, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых принадлежат Национальному банку РК или находятся в его доверительном управлении, а также аффилированных с ними юридических лицах, использующих СЭД, устанавливается соответствующим правовым актом уполномоченного органа по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций и Национального банка РК.

Также поправками предусматривается, что регламентация процесса записи действий пользователей в журнал регистрации событий в информационных системах и сервисах уполномоченного органа по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национального банка РК, его ведомств, организаций, входящих в его структуру, юридических лиц, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых принадлежат Национальному банку РК или находятся в его доверительном управлении, на которых ведется обработка и (или) размещается служебная информация ограниченного распространения с пометкой "Конфиденциально", устанавливается соответствующим правовым актом уполномоченного органа по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций и Национального банка РК.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", в том числе электронные документы (файлы) с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", подвергаются первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция в бумажном виде принимается, вскрывается, проверяется (за исключением с грифом "Лично") и обрабатывается работниками службы ДОУ, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также шифрованные сообщения, издания с пометкой "ДСП" и (или) "Конфиденциально". Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.

Также уточняется, что пересылка документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" на бумажном носителе, дел и изданий с пометкой "ДСП" другим организациям в пределах Казахстана производится государственной фельдъегерской связью. Отправляемые документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометками "ДСП" необходимо помещать в конверты из плотной бумаги либо упаковывать. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками". Пересылка документов посредством государственной фельдъегерской связи осуществляется путем размещения конверта отправителя в пакет/конверт государственной фельдъегерской связи.

Снятие копий с исходящих (подготовленных) документов на бумажном носителе и изданий со служебной информацией ограниченного распространения производится в строго ограниченном количестве согласно листу рассылки (разноске), которые направляются лишь тем адресатам, которым они необходимы по роду служебной деятельности, входящих документов – согласно резолюциям руководства организации, внутренних документов (в рамках одного подразделения) – запрещено.

Дополнительно размноженные копии документа на бумажном носителе и издания учитываются за тем же номером, о чем в обязательном порядке делается отметка на размножаемом документе и издании, а также в соответствующей регистрационной учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных копий производится от последнего номера ранее учтенных копий.

Снятие копий, а также производство выписок из документов, в том числе электронных, с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" работниками данной организации производятся в службе ДОУ.

Снятие копий для сторонней организации с документов, в том числе электронных, с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" производится в службе ДОУ на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя организации, подготовившей эти документы и издания.

Подготовка дел для хранения на бумажном носителе (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел), а также электронных документов в ведомственном архиве производится в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

После утраты практической необходимости полученная служебная информация ограниченного распространения подлежит уничтожению.

Дела с пометкой "ДСП", в том числе электронные, отобранные к уничтожению, оформляются отдельным актом или включаются в акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению, вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами.

Дела, журналы и картотеки уничтожаются комиссией в составе не менее трех работников структурного подразделения организации с обязательным включением работника службы ДОУ на основании акта, который подписывается всеми членами комиссии и утверждается первым руководителем организации или его заместителем.

Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", в том числе электронные, издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, включаются в акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению, составляемый по форме согласно приложениям 13 и 13-1 к настоящим Правилам, вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 актов после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка "ДСП".

Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, в обязательном порядке измельчаются до степени, исключающей возможность прочтения текста.

Допускается уничтожение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) организации.

Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел, в том числе электронных. Дела на бумажном носителе хранятся в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" на бумажном носителе хранятся в служебных помещениях структурных подразделений организации до передачи их в ведомственный архив.

Издания с пометкой "ДСП" хранятся в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве организации.

Не допускается хранение изданий с пометкой "ДСП" в подсобных помещениях.

Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" на бумажном носителе по окончании делопроизводственного года подлежат возврату в службу ДОУ для последующей сдачи в ведомственный архив организации. Электронные документы и дела с пометкой "ДСП" хранятся в СЭД.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с пометками "ДСП и (или) "Конфиденциально" на бумажном носителе без разрешения руководителя службы ДОУ. В регистрационных учетных формах, а также внутренних описях документов дела проставляются отметки обо всех проведенных изъятиях или перемещениях.

Для хранения документов, дел и изданий со служебной информацией ограниченного распространения на бумажном носителе помещения снабжаются необходимым количеством запираемых сейфов, металлических шкафов или шкафов. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

В структурных подразделениях организации с наличием большого количества документов со служебной информацией ограниченного распространения на бумажном носителе разрешается хранение их в специальных хранилищах (спецхранилище) на открытых стеллажах при условии оборудования входных дверей надежными замками, а также персональной ответственности одного из работников организации за сохранность этих документов.

Ответственным работником службы ДОУ проверяется соблюдение исполнителями порядка хранения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и работы с ними на рабочих местах (рабочие станции, за исключением зашифрованных дисков и средств вычислительной техники, предназначенных для обработки секретной информации, столы, запираемые сейфы, металлические шкафы или шкафы). Проверка производится в присутствии исполнителей, в случае их отсутствия – в присутствии его непосредственного руководителя.

Для проведения указанных проверок ответственным работником службы ДОУ заводится специальная рабочая тетрадь по учету проверок рабочих мест исполнителей, которая регистрируется в журнале учета рабочих тетрадей с пометкой "ДСП".

Постановление вводится в действие с 18 августа 2025 года.