Согласно правилам, уполномоченный орган в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления осуществляет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда путем ведения единого Государственного фондового каталога.
Для проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда республиканские государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив президента РК, Национальный центр рукописей и редких книг и местные исполнительные органы ежегодно до 5 января представляют в уполномоченный орган на бумажном носителе в одном экземпляре и в электронной форме:
- паспорт архива;
- карточку фонда;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
- учетные сведения по фондовому каталогу.
Национальный архив РК ежегодно к 15 февраля вносит изменения и дополнения в Государственный фондовый каталог на основе карточек фондов, представленных республиканскими государственными архивами, Архивом президента РК, специальными государственными архивами, Национальным центром рукописей и редких книг и МИО.
Указывается, что республиканские государственные архивы, Архив президента РК и МИО один раз в три года до 5 января представляют в уполномоченный орган сводный паспорт источников комплектования государственных архивов республики.
Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля на основании представленных сводных паспортов составляет сводный паспорт источников комплектования государственных архивов республики.
Приказ вводится в действие с 16 мая 2025 года.