Счет-фактура по установленной форме выписывается в электронной форме в ИС ЭСФ, за исключением предусмотренных случаев, когда налогоплательщик выписывает счет-фактуру на бумажном носителе. ЭСФ удостоверяется ЭЦП.
Контроль перемещения товаров в модуле "Виртуальный склад" ИС ЭСФ осуществляется в автоматическом режиме посредством его наполнения наименованием товаров, заявленных (задекларированных) участником ИС ЭСФ или уполномоченным лицом в пределах наделенных прав, и их списания.
При регистрации в ИС ЭСФ участнику присваиваются следующие статусы:
- физическое лицо;
- ИП либо лицо, занимающееся частной практикой;
- юридическое лицо (структурное подразделение юридического лица) (ЮЛ (СП ЮЛ).
Данные по присвоенным статусам подтверждаются из государственной базы данных налогоплательщиков.
Регистрация юридического лица (структурного подразделения юридического лица) в качестве участника ИС ЭСФ производится исключительно руководителем юридического лица, который назначается по решению учредителя или на основании принятого решения юридического лица о назначении руководителя в структурное подразделение юридического лица.
В случае если физическое лицо является руководителем юридического лица (структурного подразделения юридического лица), данная информация подтверждается сведениями из государственной базы данных налогоплательщиков.
Предусматривается, что регистрация участника ИС ЭСФ по каждому статусу производится посредством биометрической идентификации и после удостоверения ЭЦП отдельного Соглашения.
Соглашение за ЮЛ (СП ЮЛ) одновременно удостоверяется посредством:
- ЭЦП, выданной руководителю данного ЮЛ (СП ЮЛ) как физическому лицу;
- ЭЦП, выданной ЮЛ (СП ЮЛ), в которой содержится ИИН руководителя данного ЮЛ (СП ЮЛ);
- прохождения биометрической идентификации руководителем данного ЮЛ (СП ЮЛ).
В процессе документооборота в ИС ЭСФ выполняются следующие операции:
выписка ЭСФ, включающая следующие этапы:
- создание ЭСФ – заполнение формы ЭСФ;
- заверение ЭСФ – удостоверение ЭСФ ЭЦП;
- заверение ЭСФ биометрическими данными – процедура заверения ЭСФ посредством биометрической идентификации в ИС ЭСФ;
- отправка ЭСФ – отправка созданного и заверенного ЭСФ для осуществления проверки на соответствие требованиям Правил;
- обработка ЭСФ – процесс осуществления проверки ЭСФ на соответствие требованиям;
- регистрация ЭСФ – процедура присвоения ЭСФ уникального регистрационного номера ИС ЭСФ.
Регистрация ЭСФ производится ИС ЭСФ в случае отсутствия ошибок, выявленных в процессе обработки;
- получение ЭСФ – доставка выписанного ЭСФ от поставщика товаров, работ, услуг к получателю товаров, работ, услуг;
- просмотр ЭСФ – отображение выписанного ЭСФ;
- передача ЭСФ – доставка выписанного ЭСФ поставщиком товаров, работ, услуг получателю таких товаров, работ, услуг;
- отзыв ЭСФ – признание ЭСФ недействительным;
- подтверждение – подтверждение получателем товаров, работ, услуг действия поставщика по выписке исправленного или дополнительного ЭСФ, либо по отзыву ранее выписанного ЭСФ;
- отклонение ЭСФ – отклонение получателем товаров, работ, услуг действия поставщика по выписке исправленного или дополнительного ЭСФ, либо по отзыву ранее выписанного ЭСФ;
- прием счета-фактуры в электронной форме – импорт документа из других учетных систем участника ИС ЭСФ для обработки и регистрации средствами ИС ЭСФ;
- экспорт ЭСФ – сохранение выписанного ЭСФ в ИС ЭСФ, в том числе путем передачи в другие учетные системы участника ИС ЭСФ.
При осуществлении операций ЭСФ приобретает следующие статусы:
- "В ожидании биометрической идентификации" – ЭСФ, ожидающий прохождение биометрической идентификации;
- "Биометрическая идентификация не пройдена в срок" – ЭСФ, не прошедший биометрическую идентификацию в установленный срок;
- "Удаленный, не прошедший биометрическую идентификацию" – ЭСФ, удаленный из ИС ЭСФ в связи с непрохождением биометрической идентификации;
- "Не просмотрен" – в случае, когда выписанный ЭСФ не просмотрен получателем товаров, работ, услуг;
- "Доставлен" – в случае, когда выписанный ЭСФ просмотрен получателем товаров, работ, услуг;
- "Аннулирован" – в случае, когда выписанный ЭСФ аннулирован в связи выпиской поставщиком товаров, работ, услуг исправленного ЭСФ;
- "Аннулирован при отклонении сопроводительной накладной на товары (СНТ)" – в случае, когда выписанный ЭСФ аннулирован в связи с отклонением получателем товаров, работ, услуг оформленной поставщиком СНТ;
- "Аннулирован при отзыве СНТ" – в случае, когда выписанный ЭСФ аннулирован в связи с отзывом поставщиком товаров, работ, услуг ранее оформленной СНТ;
- "Аннулирован при отнесении в зачет и на вычеты" – в случае, когда выписанный ЭСФ аннулирован в связи с признанием недействительной регистрации/перерегистрации юридического лица и (или) индивидуального предпринимателя по сделке (операции) с которым выписан ЭСФ, на основании вступившего в законную силу судебного акта, за исключением операций, по которым судом установлено фактическое получение товаров, работ, услуг от такого налогоплательщика;
- "Отозван" – в случае, когда выписанный ЭСФ отозван поставщиком товаров, работ, услуг;
- "Черновик" – проект ЭСФ, заполненный частично или полностью;
- "Импортированный" – ЭСФ, загруженный в ИС ЭСФ из учетных систем участника ИС ЭСФ, по которому проведена обработка, но не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
- "Ошибочный" – ЭСФ, не прошедший обработку и не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
- "Подтвержден" – в случае, когда выписанный исправленный или дополнительный, либо отозванный ЭСФ подтвержден получателем товаров, работ, услуг;
- "Отклонен" – в случае, когда выписанный исправленный или дополнительный, либо отозванный ЭСФ отклонен получателем товаров, работ, услуг;
- "Заблокирован ИС ЭСФ" – в случае, когда выписанный ЭСФ, направлен в уполномоченный орган для применения мер государственной поддержки.
В случае выписки ЭСФ посредством ИС ЭСФ оригиналом (подлинником) ЭСФ является его электронный вариант, содержащийся в ИС ЭСФ.
В печатной форме ЭСФ допускаются отличия от электронной (экранной) версии ЭСФ. В печатной форме ЭСФ отражаются заполненные поставщиком реквизиты.
Порядок создания электронного счета-фактуры
ЭСФ состоит из следующих разделов:
- общий раздел;
- реквизиты поставщика;
- банковские реквизиты поставщика;
- реквизиты получателя;
- реквизиты государственного учреждения;
- реквизиты грузоотправителя и грузополучателя;
- договор (контракт);
- реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг;
- данные по товарам, работам, услугам;
- данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности;
- реквизиты поверенного (оператора) поставщика;
- реквизиты поверенного (оператора) получателя;
- дополнительные сведения;
- сведения по ЭЦП.
Оператор ИС ЭСФ обеспечивает хранение информации по ЭСФ, зарегистрированным в ИС ЭСФ, включая информацию об изменении их статусов в процессе обработки, а также обеспечивает защиту этих сведений от несанкционированного доступа.
Приказ вводится в действие с 1 января 2026 года.