Легализация документов представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на документах с целью использования их в другом государстве.
Легализация документов осуществляется:
- на территории РК – департаментом консульской службы и представительством МИД РК в городе Алматы (Представительство);
- за пределами РК – загранучреждениями.
Легализации не подлежат:
- документы без подписи и печати уполномоченного лица;
- нотариально заверенные копии документов, если в исходном документе отсутствует подпись и печать уполномоченного лица;
- оригиналы документов, удостоверяющих личность, кроме свидетельства о рождении;
- нотариально заверенные переводы документов.
Для совершения легализации документов физическое или юридическое лицо подает в департамент консульской службы, представительство или загранучреждение заявление в произвольной форме с приложением документов.
Какие документы требуются:
Для физического лица:
- копия документа, удостоверяющего личность (оригинал для сверки) либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации);
- документ, подлежащий легализации;
- документ, подтверждающий оплату консульского сбора;
- копия документа, подтверждающего полномочия (при подаче документов законным представителем или уполномоченным лицом по доверенности от имени владельца легализуемого документа).
Для юридического лица:
- копия документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица (оригинал для сверки) либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации);
- документ, подлежащий легализации;
- оригинал документа, подтверждающего оплату консульского сбора.
- сведения из цифровой системы "цифрового правительства", подтверждающие государственную регистрацию (перерегистрацию) юридического лица либо иной документ, подтверждающий правоспособность юридического лица (для иностранных граждан);
- копия документа, подтверждающего полномочия (при подаче документов законным представителем или уполномоченным лицом по доверенности от имени владельца легализуемого документа).
В заявлении в произвольной форме также дается письменное согласие услугополучателя на доступ к персональным данным ограниченного доступа, которые требуются для оказания госуслуги.
К легализации принимаются подлинники документов, а также их нотариально заверенные копии.
Документы, выданные иностранными организациями и учреждениями, должны быть переведены на государственный или русский язык и заверены переводчиком или организацией, оказывающей переводческие услуги.
Документы, заверенные нотариусами РК и предназначенные для совершения действий за пределами РК, должны соответствовать требованиям правил по нотариальному делопроизводству.
Легализация документов осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления, а в случае необходимости проведения дополнительного изучения или проверки, срок оказания государственной услуги может быть приостановлен, с уведомлением услугополучателя, не более чем на 30 календарных дней.
Для легализации документов департамент консульской службы и представительство используют имеющиеся образцы подписей и печатей:
- должностных лиц государственных органов и учреждений РК, нотариусов и лиц, уполномоченных на совершение действий по засвидетельствованию документов;
- должностных лиц, уполномоченных на совершение легализации и выдачу документов в иностранных дипломатических представительствах и консульских учреждениях, аккредитованных в РК.
Уполномоченный сотрудник, убедившись, что представленный на легализацию документ соответствует правилам:
- при обращении в департамент консульской службы – совершает легализацию документа посредством проставления на самом документе легализационной надписи департамента консульской службы;
- при обращении в представительство – совершает легализацию документа посредством проставления на самом документе легализационной надписи представительства.
Консул принимает к легализации документы, исходящие от:
- властей государства пребывания, если они предварительно легализованы в соответствии с законодательством государства пребывания;
- иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в дипломатическом представительстве или консульском учреждении иностранного государства, аккредитованного в государстве пребывания;
- организаций и учреждений РК и предназначенных для предъявления за пределами РК.
В случаях обнаружения ошибок или неточностей в заявлении или документах, их несоответствия требованиям, представления неполного пакета документов, услугодатель принимает заявление посредством цифрового листа ожидания и выдает соответствующую расписку в произвольной форме.
Легализационная надпись совершается на самом документе, а в случаях отсутствия на документе места – на отдельном листе, скрепляемом с ним, с проставлением печати и подписи лица, совершившего легализацию документа.
Допускается совершение легализационной надписи мастичным штампом.
Департамент консульской службы, представительство и загранучреждения ведут реестры по учету документов, прошедших легализацию.
Приказ вводится в действие с 12 октября.
Мы сообщали, что МИД Казахстана обновил правила учета граждан за рубежом.