Как документы обретают цифровую жизнь, увидел корреспондент Zakon.kz.
Перевести все в "цифру"
В здании костанайского госархива царит тишина, но за этой тишиной скрываются судьбы людей и истории целых поколений. О них могут рассказать хрупкие бумажные документы. Некоторым из них уже несколько веков. И их нужно не только изучить, но и сохранить.
"Цифровизация в архивах началась еще в 2003 году с особо ценных документов. Глобальная оцифровка стартовала в 2018 году, к ней уже подключились региональные и районные архивы. Процесс шел медленно, и на конец 2020 года было оцифровано всего 3% от имеющихся на хранении документов в регионе, или более 1,6 млн единиц".Руководитель отдела архивной работы Управления информатизации, оказания государственных услуг и архивов Костанайской области Жанара Жантлесова
Но тогда сканеры были старыми, слабыми, и требовалось 5-7 минут времени на сканирование одной страницы. Только в 2020 году начался масштабный закуп необходимого оборудования – планетарных сканеров, мощных компьютеров, жестких дисков и серверов для хранения информации. Скорость оцифровки сразу увеличилась. Сейчас ее показатель составляет уже 23%. За это время архивисты перевели в "цифру" более 2,7 млн листов.
Фото: Zakon.kz/Таисия Колевид
Большую помощь, особенно в районах, архивам оказывают акиматы и общественные организации, которые направляют своих сотрудников в помощь. В штатах районных архивов работают всего по три человека, на которых огромная нагрузка: и госуслуги оказать (за 2024 год костанайские архивы оказали 26 тыс. услуг), и документы на хранение принять, и мероприятия провести, и оцифровать.
Задача архивов не только накопить, но и сохранить документы, чтобы информация в них была читаемой. Поэтому первым делом специалисты оцифровывают те данные, которые чаще всего востребованы гражданами. Это нотариальные сделки, документы по легализации, данные по личному составу предприятий, метрические книги, где содержатся сведения о рождении, заключении и расторжении браков, а также о смерти граждан за период с 1849 по 1919 год. Кроме того, актовые записи о рождении с 1920 по 1937 год. После все документы вносятся в систему "Е-архив" с указанием названия фонда, номера и описания дела, чтобы можно было легко найти нужные данные. Это огромная и трудоемкая работа, так как данные, несмотря на развитие технологий, все равно загружаются довольно медленно.
"Глава государства поручил создать Национальный цифровой архив, интегрировать его в системы искусственного интеллекта, поэтому нами ведется планомерная работа в этом направлении. Создан Единый электронный архив документов (ЕЭАД), куда мы постепенно вносим информацию".Руководитель отдела архивной работы Управления информатизации, оказания государственных услуг и архивов Костанайской области Жанара Жантлесова
По щелчку мыши
Кроме сохранения документов, цифровизация ускоряет поиск нужной информации. Но сегодня программа дает только направление для поиска, и архивисту все равно нужно просматривать, например, метрические книги за определенный период из запрашиваемого района или села, но уже в электронном виде. Листание книг вручную заменили клик и щелчок компьютерной мыши. В планах – дальнейшее усовершенствование системы, когда по конкретному запросу, например, фамилии разыскиваемого человека, система будет предоставлять готовую информацию.
"Очень часто костанайцы высказывают недовольство, когда мы отвечаем, что данные по их запросу не найдены. Особенно это касается информации по ликвидированным предприятиям, когда им нужно подтвердить стаж работы. Но не все предприятия и не в полном объеме передают документы нам на хранение. Бывают случаи, когда граждане приносят копии документов для подтверждения. Но их оригиналов у нас нет. И мы им отказываем".Руководитель отдела архивной работы Управления информатизации, оказания государственных услуг и архивов Костанайской области Жанара Жантлесова
Почти детективные истории
Новость о том, что через портал "Е-өтініш" можно отправить запрос и получить информацию о родственнике или предке, подтолкнула казахстанцев и уехавших в другие страны бывших жителей страны к активному семейному поиску. Но здесь архивисты просят учитывать один нюанс. Они могут четко ответить на вопрос, если имеются достаточные вводные данные.
"Многие граждане, обращающиеся в архив, путают понятия генеалогический запрос и генеалогическое исследование. Например, если необходимо подтвердить, что некий Иван Иванов родился в 1920 году в определенном селе или городе, мы можем предоставить такую информацию на основании имеющихся архивных документов. Однако следует учитывать, что архивный фонд неполный: часть документов могла не сохраниться, могла быть утрачена в результате исторических событий или попросту не поступила на хранение".Руководитель отдела использования и публикации документов Государственного архива Костанайской области Айгуль Нурахметова
Стоит отметить, что составлением генеалогического древа или поиском предков архив не занимается. Это требует значительных временных и человеческих ресурсов, и такие услуги являются платными. Ими занимаются частные специалисты, либо сам гражданин может лично обратиться в архив и поработать с документами. Обращения граждан должны быть рассмотрены в течение 15 рабочих дней со дня поступления. В этот срок специалист просматривает большое количество материалов, стараясь выявить нужный факт, установить контекст и подтвердить его.
"Сейчас у моей сотрудницы в работе находится запрос, и она уже делает схематичный рисунок, выписывает предполагаемые варианты, анализирует. Пытается собрать пазл из деталей".Руководитель отдела использования и публикации документов Государственного архива Костанайской области Айгуль Нурахметова
Кстати, количество поступающих запросов каждый день только растет. За первое полугодие 2025 года в Костанайский облгосархив поступило 76 генеалогических запросов, из них 40 от граждан РК и 36 – из дальнего и ближнего зарубежья.
"Недавно к нам поступил запрос с фотографией женщины. В описании заявитель указал, что на снимке его троюродная тетя, при этом привел ее имя и фамилию. Он просил предоставить всю информацию о ней: где она жила, работала, кто входил в состав ее семьи – для подтверждения родственных связей. Но в каком населенном пункте искать, в каком году – неизвестно. Хотим пояснить, что в оцифрованных нами документах пока нет возможности проводить поиск, например, по фамилии или названию села, как в интернет-поисковике".Руководитель отдела использования и публикации документов Государственного архива Костанайской области Айгуль Нурахметова
Фото: Zakon.kz/Таисия Колевид
Магия за закрытой дверью
Корреспонденту Zakon.kz показали и сам процесс преобразования. За дверью большого кабинета – тишина, прерываемая только щелчками компьютерной мыши. Здесь специалисты "колдуют" над метрическими книгами. В углу кабинета в специальной тележке дожидаются своей очереди на оцифровку архивные дела в картонной упаковке. Сейчас современная техника позволяет не расшивать старые книги.
"В современных сканерах можно настроить буквально все: разрешение изображения, фокус, нужный формат, а также провести обрезку. Затем мы сохраняем полученные изображения на внешний жесткий диск и сервер, где они хранятся. А уже после загружаем в систему. С развитием технологий увеличивается и потребность в удаленном доступе к информации", – пояснил программист госархива Азат Даулбаев, показывая, как идет процесс преобразования.
По его словам, оцифровка документов позволяет не только сохранить оригинал от износа, ведь со временем чернила обесцвечиваются, а бумага рвется, но и сделать цифровые документы более доступными как для архивистов, так и для граждан.
Специалист по обработке документов Надежда Игнатова в отделе трудится первый год, но с легкостью освоила программу и работу с техникой. В зависимости от толщины дела на оцифровку у нее уходит от 15 минут до одного часа.
"Программа и сам сканер настолько умные и быстрые, что справляются с одним разворотом огромной метрической книги за 1-2 секунды. Моя задача только включить компьютер и программу, поместить дело в колыбель сканера, кликнуть мышкой или нажать педаль, чтобы начать сканирование, а затем перевернуть страницу. Все остальное сделает техника и даже обрежет изображение до нужного размера и сохранит его".Специалист по обработке документов Надежда Игнатова
Третий специалист в отделе вносит отсканированные коллегами изображения в саму электронную систему, заполняет все нужные графы и разделы, чтобы потом было легче искать информацию, и прикрепляет все снимки. Здесь нужно быть очень внимательным, чтобы ничего не упустить.
Ранее Zakon.kz рассказывал, что утверждены Правила осуществления платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг) государственными архивами.
Между тем благодаря архивным справкам пострадавшим от репрессий и их родственникам можно получить льготы либо компенсации. Об этом можно узнать здесь.